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Lovion FLOAT

Vorgangsverwaltung für TöB-Umlaufverfahren
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Übersicht

Gerade im Netzbauprozess muss der Netzbetreiber eine Vielzahl von internen wie externen Umläufen starten oder als Träger öffentlicher Belange (TöB) auch auf externe Anfragen antworten. Das vorgangsbasierte Modell in Lovion FLOAT ermöglicht sowohl die Dokumentation der Anfrage als auch der zugehörigen Stellungnahmen. Die Vorgänge werden nahtlos in den Bauprozess integriert und können auch direkt aus einer Teilbaumaßnahme in Lovion PROJECT heraus angelegt werden.

TÖB-Fremdkoordinierung

In der Vorgangsart TÖB-Fremdkoordinierung kommen, unter anderem von Behörden, Bauträgern und anderen Netzbetreibern, Anfragen zur Stellungnahme zu geplanten Bautätigkeiten. Neben dem Schreiben mit der Beschreibung der geplanten Maßnahme sind häufig Planunterlagen beigefügt. Die Netzbetreiber sind als Träger öffentlicher Belange (TöB) verpflichtet, zu dieser Maßnahme eine Stellungnahme abzugeben. Dazu wird ein Vorgang zum Beispiel zu einem Bauleitplanverfahren angelegt und die Stellungnahmen bei den zuständigen Organisationseinheiten angefragt. Alle Beteiligten können die bereits bearbeiteten Informationen sehen und der Prozess kann schnell und effizient abgewickelt werden.

Interne und externe Koordinierung

In den Vorgangsarten interne/externe Koordinierung wird das Verfahren aus Sicht des Netzbetreibers angestoßen.  Dazu wird ein Vorgang zum Beispiel zu einem Baugenehmigungsverfahren angelegt und Stellungnahmen bei den zuständigen Behörden angefragt. Da die Behörden in der Regel nicht über eine elektronische Lösung angebunden sind, werden hierzu E-Mails an die entsprechenden Abteilungen versendet. Kommen die Stellungnahmen von der Behörde (Papier/E-Mail) zurück, können die Ereignisse in den zugehörigen Stellungnahmen in Lovion FLOAT dokumentiert werden.

Umlaufverfahren

Im Prozess des Umlaufverfahrens werden verschiedene Phasen der Bearbeitung durchlaufen, welche von unterschiedlich handelnden Organisationseinheiten/Personen geprägt sind. Das Umlaufverfahren wird dort angestoßen, wo eine Anfrage in der Organisation entsteht. In dieser Phase (Vorgang) legt der hierfür zuständige Mitarbeiter zu jeder Anfrage einen Vorgang an und startet anschließend den internen Umlauf.

Workflow

Die Anfrage ist nachfolgend in der Phase Rückmeldung von allen Spartenverantwortlichen der verschiedenen Fach-Organisationseinheiten als Fachplaner zu bearbeiten und mindestens mit einer entsprechenden Rückmeldung zu versehen. Während sich die Vorgänge im Umlauf befinden, wird die termingerechte Bearbeitung durch den Koordinator sichergestellt. Sind von allen Fachplanern die Rückmeldungen erfolgt, werden diese vom Koordinator zu einer gemeinsamen Stellungnahme zusammengefasst und an den Anfragenden versendet.

Vorgang

Nachdem eine Anfrage zu einer geplanten Maßnahme postalisch eingegangen ist, wird diese zunächst an das Team TöB weitergeleitet, welches als zentrale Stelle die Vorgangsverwaltung koordiniert. Dort wird die Anfrage vom Koordinator elektronisch erfasst. Falls die dazugehörigen Pläne schon in elektronischer Form vorliegen (in der Regel im DXF-Format), werden diese von einem weiteren Mitarbeiter, der den Initiator bei der Erfassung unterstützt, entsprechend aufbereitet (zum Beispiel Bereinigung mit AutoCAD). Liegen die Pläne nur in Papierform vor, werden diese gescannt und in einem Bild-Format zur Verfügung gestellt.

Raumbezug

Der zur Anfrage gehörende Plan wird danach in den erfassten Vorgang eingelesen. Der von der geplanten Maßnahme betroffene Bereich wird im Vorgang auf einer Karte angezeigt und dort mit einem Polygon markiert, welches vom Koordinator mit einer Kennung zu beschriften ist. Die Farbe des Polygons markiert den aktuellen Status der Bearbeitung. Die eingegangenen Dokumente werden dem Vorgang angehängt und können somit von jedem zugangsberechtigten Mitarbeiter eingesehen werden. Die Ablage der Dokumente erfolgt auf einem dafür vorgesehenen zentralen Laufwerk innerhalb einer fest definierten Ordnerstruktur, die von der auslösenden Art der Baumaßnahme abhängig ist.

Umlaufverfahren und Koordination

Danach wird das Umlaufverfahren vom Koordinator eingeleitet. Dazu werden alle Spartenorganisationen per E-Mail über den Vorgang informiert und gebeten, eine Stellungnahme abzugeben. Für jede Spartenorganisation sind die zu benachrichtigenden Verantwortlichen vordefiniert. Während sich der Vorgang bei den Spartenorganisationen im Umlauf befindet, ist der Koordinator für die Überwachung der fristgemäßen Rückmeldung zuständig. Mit dem Modul Lovion FLOAT PORTAL können die Vorgänge auch über ein Portal verteilt und Stellungnahmen im Browser zurückgemeldet werden.

Rückmeldung

Nach dem Erhalt des Vorgangs von der koordinierenden Stelle kann der Fachplaner der jeweiligen Organisationseinheit über einen in der E-Mail beigefügten Link den Vorgang aufrufen. Danach blendet er seine Sparte zu dem Plan des Anfragenden hinzu und kann eine erste Einschätzung der Beteiligung vornehmen. Der Fachplaner zeichnet dann Zwangspunkte, Hinweise oder erforderliche Maßnahmen mit vordefinierten Werkzeugen im jeweiligen Vorgang direkt auf einer ihm zur Verfügung stehenden freien Zeichenebene für seine Sparte. Die ausgearbeiteten Zeichnungen werden gespeichert und im Logbuch des Vorgangs abgelegt.

Serienbriefe

Anschließend formuliert der Fachplaner seine Stellungnahme und erfasst diese schriftlich im Vorgang. Die Stellungnahme wird als Dokument, unterstützt durch eine Serienbrief-Funktion, dem Vorgang angehängt. Die Bearbeitungsphase schließt mit der Statuspflege durch den Fachplaner ab. Der zu pflegende Status kann variieren und hängt von der Beteiligung der Sparte ab. Die Versendung der Stellungnahme zurück an die koordinierende Stelle erfolgt wiederum per E-Mail.

Stellungnahme

Haben alle angeschriebenen Organisationseinheiten ihre Rückmeldung abgegeben, werden diese in einer gemeinsamen Stellungnahme zusammengefasst. Das gemeinsame Planwerk wird ausgedruckt und der Stellungnahme als Anhang beigefügt. Die schriftliche Stellungnahme wird zusammen mit dem angehängten Plan im Vorgang abgelegt. Die beteiligten Spartenorganisationen werden über die Abgabe der Stellungnahme benachrichtigt. Die Bearbeitungsphase schließt mit der entsprechenden Pflege des Status ab. Damit ist der Vorgang (zunächst) abgeschlossen.

Abschluss

Nachdem die Stellungnahme an den Anfragenden versendet wurde, kann dieser mit einem erneuten Schreiben reagieren, welches wieder bei der zentralen Stelle eingeht. Die Reaktion des Anfragenden kann eine weitere Bearbeitung nach sich ziehen, sodass ein erneutes Umlaufverfahren zum gleichen bereits angefragten und durchgeführten Umlauf erforderlich wird. Der betroffene Vorgang wird durch den Koordinator entsprechend angepasst und es erfolgt die weitere Bearbeitung.

Verwaltung der Ansprechpartner

Durch eine geschickte Integration von Lovion RELATIONS können schnell und direkt kundenseitig die richtigen Organisationseinheiten bzw. Rollen/Ansprechpartner für die Stellungnahmen der einzelnen Vorgangsarten vordefiniert werden. Mit der Auswahl einer konkreten Vorgangsart werden dann automatisch für alle relevanten Stellungnehmer die Organisationsbereiche und die zugehörigen Ansprechpartner ermittelt.  

Ihr Nutzen

  • Transparenz des gesamten Prozesses im Unternehmen
  • Übersichtliche Darstellung und Vereinfachung des Umlaufverfahrens
  • Gewährleistung einer termingerechten Bearbeitung
  • Minimierung von Zeit und Kosten
  • Möglichkeit der rechtssicheren Ablage des gesamten Vorgangs

Projektberichte

Umlaufverfahren mit Lovion FLOAT für Träger öffentlicher Belange

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