Einführung einer Projektverwaltung mit digitaler Bauakte

Stadtwerke Iserlohn GmbH

Ansprechpartner

Thomas Armoneit | Leiter Technisches Management

Das Projekt

Automatisierte, standardisierte und effiziente Prozesse fördern eine Aufbau- und Ablauforganisation, die es erlaubt, die flexiblen Anforderungen aus Regulierung und Markt wirtschaftlich zu erfüllen. Aus diesem Grunde haben sich die Stadtwerke Iserlohn GmbH entschlossen, den TSM-zertifizierten Bauprozess durch den gezielten Einsatz der Standard-Software Lovion PROJECT im Zusammenspiel mit SAP zu unterstützen.

Von links:
Frank Hillmann, Andreas Egger (Lovion), Thomas Armoneit, Bo-Manuel Stock

Ziele

Grundsätzlich sollte die Projektabwicklung und Steuerung durch eine auf die Belange der Stadtwerke abgestimmte Standard-Software mit einem effizienten, durchgängigen Dokumentationsprozess (digitale Bauakte) erfolgen. Die Abbildung des Prozesses basiert auf den einschlägigen Regelwerken und insbesondere bestehen Verfahrensanweisungen aus dem TSM (Technisches Sicherheitsmanagement).

Umsetzung

Zunächst wurden die prozessualen Anforderungen der Stadtwerke Iserlohn GmbH spezifiziert. Dazu wurden die für die Steuerung des Prozesses notwendigen Statuswerte für Baumaßnahme, Sparte und Teilbaumaßnahme definiert, die als Basis für die inidviduelle Konfiguration der Standard-Software dienten. Die Statuswerte der Teilbaumaßnahmen werden dabei zur Projektebene hochaggregiert. Ebenso verhält es sich mit den gepflegten Terminen und den durch die Verknüpfung mit SAP PM ausgelesenen Kosten.

Digitale Bauakte

Durch die konsequente Dokumentation der Statuswechsel, der Tagebuchfunktion, der Termine und Kosten sind alle Informationen für alle Mitarbeiter jederzeit verfügbar. Gleichzeitig werden alle relevanten Schriftstücke (Genehmigungen, Begehungsprotokolle, Abnahmen, Aufmaße usw.) revisionssicher dokumentiert. Aus technischer Sicht beendet die GIS-Dokumentation das Projekt. Nur dann können ein kaufmännischer Abschluss und die abschließende Archivierung der digitalen Bauakte erfolgen.

Budgetsteuerung

Gleichzeitig können umfangreiche Analysen, insbesondere zu Kosten, durchgeführt werden. Sowohl die geplanten Kosten aus der Investitions- bzw. Aufwandsplanung als auch die aus dem ERP ausgelesenen Ist-Kosten, unterteilt nach Fremdleistung, Fremdleistung mit LV, Eigenleistung und Material, werden dargestellt und als Grundlage für die Budgetsteuerung durch das Technische Management genutzt. Die einheitliche Nutzung von Lovion PROJECT ermöglicht dabei auch eine ausreichende Annäherung an die noch zu erwartenden Kosten im Obligo durch eine Statusauswertung der Projekte, die unterjährige Wirtschaftsplankontrollen unterstützt.

Ausblick

Zur Vereinfachung der Wirtschaftsplankontrollen wird Lovion PROJECT um eine integrierte Kontrollfunktion für den Bereich Technisches Management ergänzt, in der alle Kostenpositionen übersichtlich und transparent abgebildet werden. Für die revisionssichere Archivierung der Maßnahme ist eine bidirektionale Anbindung an das Dokumentenmangementsystem (DMS) angestrebt. In der Einführungsphase hat sich die Stadtwerke Iserlohn GmbH zunächst auf Baumaßnahmen aus dem Investitionsprogramm sowie größere Unterhaltungsmaßnahmen konzentriert. Nach der Auswertung der Einführungsphase wird eine Ausweitung auf sämtliche Baumaßnahmen geprüft.

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