Lovion DOCUMENTS

Datenbankgestützte Dokumentenverwaltung

Übersicht

Mit Lovion DOCUMENTS bietet das System eine in die Prozesssteuerung integrierte Lösung zur Ablage und Verwaltung von elektronischen Dokumenten an. Die Dokumente werden innerhalb des Workflows schnell und effizient mit den Prozessobjekten verknüpft und stehen somit jederzeit in diesem Kontext wieder für den Zugriff zur Verfügung. Neben dem Prozessbezug lässt sich auch sehr elegant der Bezug zu Betriebsmitteln herstellen, um zum Beispiel technische Beschreibungen oder Fotos zuzuordnen. Die Dokumente stehen anschließend für alle autorisierten Mitarbeiter des Unternehmens zur Verfügung und können im Bedarfsfall schnell gefunden werden.

Direkter Zugriff über die Karte

Die Dokumente in Lovion DOCUMENTS werden georeferenziert verwaltet, so dass auch ein direkter Zugriff über die Kartenansicht erfolgen kann. Die Dokumente erhalten den geografischen Bezug dabei in der Regel völlig automatisch von dem Bezugsobjekt, mit dem sie verknüpft sind. Ein Dokument, das zum Beispiel an einem Betriebsmittel hängt, bekommt automatisch die Position dieses Betriebsmittels und kann dann auch direkt in der Karte angezeigt oder räumlich ausgewertet werden.

Schnelle Suche über Metadaten

In Lovion DOCUMENTS werden beschreibende Daten zu den Dokumenten in einer Datenbank verwaltet. Neben einer frei konfigurierbaren Verschlagwortung verwaltet das System weitere Metadaten wie Name, Größe oder Datum der Ablage automatisch. Über die Auswertung dieser Informationen können Dokumente später schnell und einfach wiedergefunden werden. Die gemeinsame Nutzung eines Dokuments von mehreren Objekten vermeidet das Entstehen von Redundanzen. Die Änderungen an einem Dokument, welches mit mehreren Objekten verknüpft ist, stehen somit unmittelbar allen betroffenen Objekten zur Verfügung.

Volltextsuche

Mit der Volltextsuche können über die Schnellsuche hinaus auch die Inhalte von qualifizierten Dokumenten durchsucht werden. Die konkreten Textstellen werden dabei mit entsprechendem Kontext in einer Voransicht dargestellt, ohne dass das jeweilige Dokument vollständig geöffnet werden muss.

Versionierung

Die optionale Versionierung von Dokumenten bietet eine Historie und fügt sich nahtlos in den Prozess ein. Bearbeitete Dokumente werden somit als neue Versionen in der Datenbank abgelegt und alte Versionen können eingesehen und reaktiviert werden. Während die Versionen in Lovion DOCUMENTS präzise verwaltet werden können, bleibt die Sicht der Prozessmodule übersichtlich und präsentiert nur die aktuelle Version.

Einfache Handhabung

Durch Drag-and-drop in die dafür vorgesehene Benutzeroberfläche können Dokumente schnell und einfach hinzugefügt werden. Lovion DOCUMENTS ermöglicht zudem das Hinzufügen von E-Mails aus Outlook über Drag-and-drop. Dabei werden automatisch Daten wie Betreff oder Absender zugeordnet und stehen für spätere Such- und Filterfunktionen zur Verfügung.