Dokumentenverwaltung mit Prozessbezug
Datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente
Das Lovion BIS ist bei vielen Unternehmen das zentrale System zur Verwaltung der Betriebsmittel und Steuerung der technischen Prozesse. Mit Lovion DOCUMENTS bietet das System eine in die Prozesssteuerung integrierte Lösung zur Ablage und Verwaltung von elektronischen Dokumenten an, damit die während eines Prozesses anfallenden Dokumente schnell und effizient mit den Prozessobjekten verknüpft werden. Sie stehen somit auch jederzeit in diesem Kontext wieder für den Zugriff zur Verfügung. Neben dem Prozessbezug lässt sich auch sehr elegant der Bezug zu Betriebsmitteln herstellen, um zum Beispiel technische Beschreibungen oder Fotos zuzuordnen. Die Dokumente stehen dann für alle Mitarbeiter des Unternehmens zur Verfügung und können im Bedarfsfall schnell gefunden werden.
Direkter Zugriff auf Dokumente über die Karte
Die Dokumente in Lovion DOCUMENTS werden georeferenziert verwaltet, so dass auch ein direkter Zugriff über die Kartenansicht erfolgen kann. Die Dokumente erhalten den geografischen Bezug dabei in der Regel völlig automatisch von dem Bezugsobjekt, mit dem sie verknüpft sind. Ein Dokument, das zum Beispiel an einem Betriebsmittel hängt, bekommt automatisch die Position dieses Betriebsmittels und kann dann auch direkt in der Karte angezeigt oder räumlich ausgewertet werden.
Schnelle Suche über beschreibende Daten (Metadaten)
In Lovion DOCUMENTS werden beschreibende Daten zu den Dokumenten in einer Datenbank verwaltet. Neben einer frei konfigurierbaren Verschlagwortung verwaltet das System weitere Metadaten wie Name, Größe oder Datum der Ablage automatisch. Über die Auswertung dieser Informationen können Dokumente später schnell und einfach wiedergefunden werden. Die gemeinsame Nutzung eines Dokuments von mehreren Objekten vermeidet das Auftreten von Redundanzen. Die Änderungen an einem Dokument, welches mit mehreren Objekten verknüpft ist, stehen somit unmittelbar allen betroffenen Objekten zur Verfügung.
Einfache Handhabung per Drag-and-drop, zum Beispiel aus E-Mails
Durch Drag-and-drop in die dafür vorgesehene Benutzeroberfläche können Dokumente schnell und einfach hinzugefügt werden. Werden E-Mails aus Microsoft Outlook per Drag-and-drop hinzugefügt, werden zudem auch automatisch Daten wie Betreff oder Absender zugeordnet und stehen für spätere Such- und Filterfunktionen zur Verfügung.
Wichtige Eigenschaften
- Räumlicher Zugriff auf Dokumente
- Ablegen von Dokumenten mit Bezug zu Prozessobjekten (zum Beispiel Aufgaben, Projekte, …)
- Ablegen von Dokumenten mit Bezug zu Betriebsmitteln
- Verwaltung von Metadaten der Dokumente
- Leichtes Finden von Dokumenten über Filterfunktionen
- Einfaches Hinzufügen von E-Mails aus Outlook über Drag-and-drop
- Gemeinsame Nutzung eines Dokuments von mehreren Objekten
Bildmaterial
