Projektbericht NGN

Umlaufverfahren mit Lovion FLOAT für Träger öffentlicher Belange (TöB)

Die NGN NETZGESELLSCHAFT NIEDERRHEIN MBH (NGN) aus Krefeld nutzt Lovion FLOAT zur Bearbeitung der Anfragen zur Stellungnahme der Träger öffentlicher Belange (TöB). Durch die zentrale Koordinierung, bei der auch die termingerechte Bearbeitung der Anfragen durch die Sparten überwacht werden kann, wird eine Reduzierung von Nachfragen und Doppelarbeiten sowie eine Prozessbeschleunigung erreicht.

Bild von links:
Joachim Müller, Marcus Vinck (ITS), Jutta Schreiber, Olaf Loosen

Es fehlt: Daniel Mascia

Einleitung

Die NGN bekommt von Städten, Gemeinden, Architekten, Bauträgern oder anderen Versorgern Anfragen zur Stellungnahme zu geplanten Baumaßnahmen oder anderen Vorgängen. Die NGN als Träger öffentlicher Belange (TöB) prüft und bearbeitet im Umlaufverfahren, innerhalb der einzelnen Sparten, eine Vielzahl von Plänen hinsichtlich der Auswirkung auf die vorhandenen und geplanten Leitungsbestände.

Prozessphasen

Im Prozess des Umlaufverfahrens werden verschiedene Phasen der Bearbeitung durchlaufen, welche von unterschiedlich handelnden Personen verschiedener Gesellschaften der SWK-Gruppe geprägt sind. Das Umlaufverfahren wird angestoßen durch den Eingang einer externen oder internen Anfrage zu einem Vorgang im Team TöB, welches nachfolgend die Vorgänge zentral verwaltet. Zu Beginn legt der jeweilige Koordinator zu jeder Anfrage einen Vorgang an und startet damit den internen Umlauf.

Anlegen des Vorgangs

Nachdem eine Anfrage zu einer geplanten Maßnahme postalisch oder digital eingegangen ist, koordiniert das Team TöB als zentrale Stelle die Vorgangsverwaltung. Dort wird die Anfrage vom Koordinator elektronisch erfasst. Falls die dazugehörigen Pläne schon in elektronischer Form vorliegen (in der Regel im DXF-Format), werden diese ebenfalls vom Koordinator erfasst und in Lovion FLOAT ergänzt.

Einleiten des Umlaufverfahrens

Danach wird das Umlaufverfahren vom Koordinator eingeleitet. Dazu werden alle Sparten per E-Mail über den Vorgang informiert und gebeten, eine Stellungnahme abzugeben. Für jede Sparte sind die zu benachrichtigenden Verantwortlichen vordefiniert. Während sich der Vorgang bei den Sparten im Umlauf befindet, ist der Koordinator für die Überwachung der fristgemäßen Rückmeldung zuständig.

Stellungnahme

Haben alle Sparten ihre Rückmeldung abgegeben, werden diese in einer gemeinsamen Stellungnahme zusammengefasst und mit dem angehängten Plan im Vorgang abgelegt. Die beteiligten Sparten werden über die Abgabe der Stellungnahme benachrichtigt. Die Bearbeitungsphase endet mit der entsprechenden Pflege des Status. Damit ist der Vorgang abgeschlossen. Die Reaktion des Anfragenden kann zu mehrfachen Umläufen in einem Verfahren führen, zum Beispiel bei Bebauungsplänen. Des Weiteren können auch konkrete Baumaßnahmen (zum Beispiel Erschließung) daraus entstehen, die durch den Koordinator zum Beispiel in Lovion PROJECT fortgeführt werden können.