Projektbericht Stadtwerke Münster GmbH

Analyse des Workflows zur Maßnahmenverwaltung

Die Stadtwerke Münster GmbH haben zur Einführung von Lovion PROJECT eine Prozessanalyse durchgeführt. Ziel war die Erstellung eines Pflichtenheftes auf Basis einer Testumgebung sowie einer Spezifikation der Prozesslösung zur Konfiguration der anzuschaffenden Software. In insgesamt neun Workshops wurden die Anforderungen definiert und der Workflow sowie das Berechtigungskonzept detailliert beschrieben.

Bild von links:
Andreas Beermann, Axel Homberg, Detlef Müller, Andreas Egger (Lovion), Manfred Heinze, Enrico Steffl (ITS)

Ausgangssituation

Der Bauprozess der Stadtwerke Münster GmbH ist von der Vorplanung bis zum technischen und kaufmännischen Abschluss momentan geprägt von einer Vielzahl von Medienbrüchen und den damit einhergehenden Mehrfacheingaben. Es werden verschiedene IT-Systeme verwendet, die in der Regel nicht miteinander verknüpft sind. Die Wirtschaftsplanung der Netzgesellschaft und die operative Umsetzung durch die Stadtwerke Münster GmbH erfolgen zurzeit auf Basis einer eigenentwickelten Access-Datenbank-Anwendung. Zur Erhöhung der Transparenz, Verbesserung der Informationsbereitstellung und Schaffung einer unterjährigen Ressourcensteuerung sollte ein integriertes Geschäftsprozessmanagementsystem eingeführt werden.

Zielsetzung

Die verschiedenen Benutzergruppen bei der Netzgesellschaft, der Planung, der Arbeitsvorbereitung, dem Bau und der Abrechnung sollen in die Lage versetzt werden, schnell und umfassend auf die zu einer Baumaßnahme und deren Umfeld gehörenden Informationen zuzugreifen und prozessbegleitend alle relevanten Daten zu erfassen. Darüber hinaus müssen die Prozessverantwortlichen jederzeit über den Stand aller Baumaßnahmen und die bisher darauf aufgelaufenen Kosten, im Rahmen eines bereitzustellenden Berichtswesens, detailliert Auskunft geben können. Die operativen Maßnahmen sollen zukünftig mit den Maßnahmen aus der strategischen Wirtschaftsplanung abgeglichen werden. Dazu ist die Einrichtung einer entsprechenden Schnittstelle vorgesehen.

Umsetzung

Dabei werden auch bereits vorhandene spartenübergreifende Projekte entsprechend berücksichtigt. Ein Spartenabgleich kann erst innerhalb von Lovion PROJECT erfolgen. Lovion PROJECT differenziert an dieser Stelle zwischen:

• Projekt
• Spartenmaßnahme
• Teilbaumaßnahme.

So können Projekte über mehrere Sparten und unterschiedliche Betriebsmittel gesteuert werden. Der hinterlegte Workflow definiert das weitere Vorgehen nun über den gesamten Geschäftprozess NETZBAU. Dabei werden drei Grobphasen unterschieden:

• Planung
• Auftrag/Mittelabruf
• Ausführung.

Planung

Mit Hilfe der Planungssoftware Lovion DESIGN werden in der Planungsabteilung die Zeichnungen erstellt, die eine Kalkulation des Projektes inklusive seiner Teilbaumaßnahmen ermöglichen. Über die vorkalkulierten Kosten erstellt nun der verantwortliche Planer ein Angebot an die Netzgesellschaft. Mit der Beauftragung durch die Netzgesellschaft durchläuft ein Projekt dann die nächste Prozessphase.

Auftrag / Mittelabruf

Hier wird vollautomatisiert auf Basis von bereits durch den verantwortlichen Planer eingegebenen Daten das kaufmännische Genehmigungsverfahren in SAP angestoßen und durchgeführt. Die erzeugten PSP-Elemente und PM-Aufträge werden an die entsprechenden Teilbaumaßnahmen geschrieben und ermöglichen im weiteren Verlauf den Abgleich der geplanten mit den Ist-Kosten.

Ausführung

In dieser Phase erfolgt nun die Umsetzung. Lovion PROJECT unterstützt dabei den Genehmigungsprozess, die Organisation der Erneuerung von Hausanschlüssen und die Kommunikation mit den beteiligten Personen. Dies sind zum Beispiel Anlagenverantwortliche, Bauleiter und von Dritten benannte Mitarbeiter. Außerdem werden die Rücksprache mit den Kollegen vom Betrieb zu eventuellen Einbindungen/Betriebsunterbrechungen, der Kostenabgleich des Projektes bzw. der Teilbaumaßnahmen mit den geplanten Kosten und diverse Reportings veranlasst. Sämtliche Dokumente werden dabei archiviert.

Abschluss der Baumaßnahme

Zum Ende einer Baumaßnahme erfolgen aus Lovion PROJECT heraus der technische und der kaufmännische Abschluss sowie die Fortführung im GIS bis hin zur endgültigen Archivierung der Baumaßnahmen.

Einführung der Software

Die Projektumsetzung ist mit einer Dauer von rund zwölf Monaten geplant. Schwerpunkte sind dabei die kundenspezifischen Anpassungen im Workflow und den zugehörigen Bedienoberflächen sowie die Einrichtung der Schnittstellen zu diversen Fremdsystemen, insbesondere dem SAP.