Projektbericht Würzburger Versorgungs- und Verkehrs- GmbH

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Integration des Dokumenten-Managementsystems (DMS) ELO

Die Würzburger Versorgungs- und Verkehrs- GmbH (WVV) hat im Frühling 2012 die Umstellung auf das Lovion BIS begonnen und nutzt das System mit ca. 150 Anwendern in der Version 6.2.1 sowohl im Büro als auch mobil auf der Baustelle. Zur weiteren Optimierung wurde nun eine Anbindung an das DMS ELO mit dem ELO-Partner id-netsolutions GmbH sowie die Nutzung des Active Directory (AD) von Microsoft umgesetzt.

Bild von links:
Michael Kiesel, Manuel Deißenberger, Marcus Vetter, Matthias Hahn, Andreas Hege (ITS)

Es fehlen:
Klaus Kiesel, Christian Eckert (ITS)

Einleitung

Die WVV nutzt bereits seit dem Jahr 2007 den Location Viewer und hat nun im Frühling diesen Jahres auf das Lovion BIS umgestellt. Im Anschluss sollte nun zur weiteren Optimierung das Dokumentenmanagementsystem ELO für die integrierte Arbeit im Büro verknüpft werden. Im ELO sind unter anderem Dokumente zu Hausanschlüssen abgelegt, welche über die Sparte und die Adresse identifiziert werden. Diese Hausanschlussdokumente sollen von Lovion aus aufgerufen werden. Im Gegenzug soll der Anwender aus dem ELO den Hausanschluss im Lovion BIS mit seiner Lage angezeigt bekommen. Da kein gemeinsamer Schlüssel für die Hausanschlüsse in den beiden System geführt wird, erfolgt die Verknüpfung der Hausanschlüsse zwischen Lovion und ELO über die Sparte und die Adresse. Zusätzlich sollen die im Lovion BIS ebenfalls vorliegenden Vertragsmanagementobjekte im ELO aufgerufen werden können. Hierbei dient die Verwaltungsnummer als gemeinsamer Schlüssel.

Realisierung

Für die Realisierung der Applikationskopplung von Hausanschlüssen zwischen Lovion und ELO wurde in den Objekteditoren der Hausanschluss-Objektklassen ein zusätzlicher Button bereitgestellt, der eine Ergebnisliste der Suche in ELO anzeigt. Bei Betätigen des Buttons wird das ELO mit der zugehörigen Adressinformation und der Sparte aufgerufen, so dass im ELO im Archiv zum Hausanschluss navigiert und das erste Dokument angezeigt wird.

Aufruf von Verträgen

Beim Vertragsmanagement existiert ebenfalls die Möglichkeit, eine Ergebnisliste anzuzeigen. Hier wird anstatt der Adresse und der Sparte die Verwaltungsnummer für den Aufruf verwendet. Beim ELO Aufruf werden dabei alle Dokumente zu einem Vertrag im Register Archiv-Konzern-Verträge gesucht und in einer Liste angezeigt. Damit stehen alle Dokumente jederzeit auf Knopfdruck bereit. Die täglichen Abläufe sind somit erfolgreich optimiert worden.

Umsetzung der Kopplung

Für den Absprung von ELO nach Lovion BIS hat die WVV ihren ELO Partner id-netsolutions GmbH beauftragt, die Erweiterungen vorzunehmen. Der Aufruf des Lovion BIS mittels Lovion Scripting wurde dabei vorher gemeinsam festgelegt. Der ELO Anwender kann nun sowohl aus einem Vertragsdokument heraus über die Vertragsnummer zu Lovion BIS wechseln, als auch von einem Spartenhausanschluss über die Adresse die Karte und den zugehörigen Objekteditor innerhalb des Lovion BIS angezeigt bekommen. Damit stehen alle Dokumente immer im Zusammenhang zur Verfügung.

Anbindung Active Directory

Die WVV verwaltet alle Anwender im Microsoft AD. Durch die dortige Anmeldung ist der WVV Anwender zentral authentifiziert und eine weitere Anmeldung ist nicht mehr notwendig. Somit erscheint beim Starten des Lovion BIS kein zusätzliches Anmeldefenster. Das Lovion BIS ermittelt vom AD die dem Anwender zugeordneten Gruppen und mappt diese über den Namen auf die Lovion Gruppen. Dadurch werden die Rechte für das Lovion BIS geregelt und somit festlegt, welche Module genutzt werden dürfen und welche Zugriffsrechte auf die jeweiligen Objektklassen existieren.

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