Projektbericht Netzgesellschaft Gütersloh mbH

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Baumaßnahmenverwaltung mit SAP-Integration für Budgets

Die Netzgesellschaft Gütersloh (NGt) hat sich zur Einführung einer zentralen Baumaßnahmenverwaltung auf Basis von Lovion PROJECT mit einer SAP-Kopplung zur Übernahme der zugehörigen Kosten und Budgets entschieden. Damit kann nun der komplette Bauprozess spartenübergreifend in der Planung und Arbeitsvorbereitung transparent über alle Baumaßnahmen koordiniert und dokumentiert werden.

Bild von links:
Birgitta Viehmeyer (AOV), Uwe Kaudewitz, Claudia Vetter (ITS), Helmut Kathe (AOV), Mirco Schiffler (ITS)

Es fehlen: Anja Schnitker, Silvia Pauleikhoff

Ausgangssituation

Einen Überblick über alle aktuellen Baumaßnahmen konnten sich die Mitarbeiter bisher nur in einer zentral geführten Excel-Datei verschaffen. Zu den Baumaßnahmen wurden die Bauzeiten, die ausführenden Fremdfirmen und andere wichtige Informationen dokumentiert. Die Kosten wurden 14-täglich von den zugehörigen SAP-Aufträgen manuell übertragen.

Ziele

Die Einführung von Lovion PROJECT erfolgte mit dem Ziel, die bislang verwendete Excel-Datei abzulösen. Darüber hinaus sollten zu den Baumaßnahmen die SAP-Aufträge gekoppelt und die zugehörigen Kosten und Materiallisten automatisiert übernommen werden. Die Koordinierung der Fremdfirmen wurde anhand von Bauaufgaben umgesetzt. Dabei war ein besonderes Augenmerk auf die Disposition über ein GANTT-Diagramm gelegt worden, womit die Einführung von Lovion DISPATCH erfolgte. Ein weiteres Ziel war der Export verschiedener Formulare und Berichte aus der Maßnahme.

Baumaßnahme

Eine neue Maßnahme wird inital für die Sparten Gas, Wasser, Strom, Fernwärme oder eine der verschiedenen Kabelmedien angelegt. Jede Baumaßnahme durchläuft die Statuswerte Angelegt, Planung, Arbeitsvorbereitung, Bau, Nachlauf und Abgeschlossen. In der Planungsphase werden die ersten Informationen zu der Baumaßnahme eingetragen und die Koordinierung zwischen den Sparten initiiert.

Koordinierung

Zur Koordinierung mit den Trägern öffentlicher Belange (TöB), die im Rahmen des Verfahrens ggfs. angeschrieben werden müssen, können automatisiert Anfragen zum Genehmigungsverfahren und den benötigten Unterlagen zur Verfügung gestellt werden. Der Kontakt wird über einen Verteiler in die vorkonfigurierten Word-Dokumente oder E-Mails übertragen und die E-Mail dann direkt gesendet.

Arbeitsvorbereitung

Wurde die Maßnahme freigegeben, wird in der Arbeitsvorbereitung die weitere Ausführung geplant. Es werden die Bauzeiten festgelegt und die Fremdfirma, die den Tiefbau durchführen soll, zugeordent. Für jede beteiligte Sparte wird eine Bauaufgabe erzeugt, die dann entsprechend im GANTT-Diagramm als Balken angezeigt wird. Mit Lovion DISPATCH kann dann die Auslastung der Fremdfirmen und der eigenen Mitarbeiter gemeinsam dargestellt werden. Die einzelnen Bauaufgaben lassen sich zeitlich verschieben oder können anderen Ressourcen zugeordnet werden.

SAP-Kopplung

Zu jeder Teilbaumaßnahme in SAP wird ein zugehöriger Service-Auftrag angelegt. In diesem Auftrag werden die Kosten und Materialien gepflegt. Durch die Eingabe der Auftragsnummer wird die Teilbaumaßnahme über die Schnittstelle Lovion ERP CONNECT mit dem Auftrag gekoppelt. Dabei werden die Schätz- und Ist-Kosten, das Budget und die Obligo- und Verfügbarwerte und die zugehörige Liste mit den geplanten Materialien übernommen. Die Kosten werden nach Kostengruppen (Fremdleistungen, Lohnkosten, Materialkosten etc.) unterteilt für die Teilbaumaßnahme angezeigt.

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