Projektbericht Stadtwerke Osnabrück AG

Einführung einer Planungs- und Bau-Software (PBS) auf Basis Lovion BIS

Die Stadtwerke Osnabrück AG (SWO) setzt im Jahr rund 240 Baumaßnahmen um, womit dieser Prozess in hohem Maße ergebnisrelevant ist, so dass sich die SWO entschlossen hat, durch die Einführung von Lovion PROJECT als Planungs- und Bau-Software (PBS) diesen Prozess zu optimieren. Derzeit arbeiten neun Kollegen verschiedener Organisationseinheiten an der für Ende des Jahres geplanten Produktivsetzung.

Bild von links:
Andreas Egger (ITS), Friedhelm Rocho, Roland Eckebrecht (ITS), Christian Lüttkemöller, Lorenz Potthoff, Herbert Pabst, Detlef Pues, Hans-Dieter Kleyer, Hartmut Albers, Dirk Wisniewski, Klaus Schramm

Bisherige Vorgehensweise

Bisher wurden listenorientierte Übersichten in MS Excel in dezentral geführten Dateien erstellt und eine Fülle von Informationen zu Zeiten, Ressourcen, Material, Mengen, Kosten usw. verwaltet. Insbesondere die Auswertbarkeit dieser Daten stellte sich als schwierig dar.

Spezifikationsphase

Auf Basis einer Prozessanalyse hat die SWO ein Lastenheft erstellt, welches die Anforderungen und Funktionen der Software beschreibt. Für die Umsetzung wurde in mehreren Workshops ein detailliertes Pflichtenheft erstellt.

Kennzahlbasiertes Kalkulationsmodell

Die PBS hat ein auf Kennzahlen basierendes Kalkulationsmodell, welches den Mitarbeiter beim Anlegen und Überwachen von Projekten unterstützt. Die Schätzkosten werden mit Bezug auf Kostenstelle, Budgetart, Material und Menge ermittelt. Die so bestimmten Kosten werden durch %-Schlüssel auf Kostenartengruppen verteilt und, differenziert nach Auftragsart, werden Gemeinkosten aufgeschlagen.

Zeitscheiben

Eine weitere Besonderheit ist die Aufteilung von jahresübergreifend laufenden Aufträgen in Zeitscheiben (Geschäftsjahre). Dazu findet bereits bei der Ermittlung der Schätzkosten eine Aufteilung auf mehrere Jahre statt. Die so einmal angelegten Zeitscheiben ermöglichen bei einer entsprechenden SAP-Struktur, dass die Plan- und Ist-Kosten auch differenziert in den Jahresscheiben dargestellt werden können.

Budgetkontrolle

Um die Schätz-/Plan-/Ist-Kosten sehen zu können, wurde im Bereich der Übersicht in Lovion PROJECT eine dynamische Kostenübersicht mit integrierter Gruppierfunktion entwickelt, die auf Basis von individuellen Reports und Selektionen eine Übersicht über die Kosten anbietet. Die Systematik der Zeitscheiben wird ebenso unterstützt wie die Möglichkeit, gegen die eingestellten Budgets zu vergleichen.

SAP-Anbindung

steuert den Datenaustausch und die notwendigen Validierungen. Um auch für jahresübergreifende Aufträge die Plankosten in Lovion anzeigen zu können, musste SAP entsprechend angepasst werden. Die Plan-, Ist- und Obligowerte werden künftig kostenartengruppenscharf auf die Geschäftsjahre des entsprechenden Auftrags differenziert aus SAP eingelesen. Damit liefert diese vollautomatische Funktion eine aktuelle Kostenübersicht für die Geschäftsjahre auf Basis einer beliebigen Anzahl von Projekten mit einer Vielzahl von Auftragsverknüpfungen.

Vorteile der Lösung

Der unternehmerische Gewinn besteht in einer Steigerung der Prozesseffizienz und damit in der Verbesserung der Produktivität der Mitarbeiter. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn sich ändernde äußere wie innere Rahmenbedingungen Flexibilität erfordern.

Realisierung

Die Realisierung dieses spartenübergreifenden Projektes erfordert die intensive Beteiligung sämtlicher prozessbeteiligter Organisationseinheiten der SWO. Im Projektkernteam arbeiten derzeit neun Kollegen verschiedener Organisationseinheiten an der Umsetzung.