Lovion FLOAT Workflow per la procedura di gestione pareri

Gestione pareri per progetti pianificati

I gestori di rete ricevono regolarmente richieste da parte di comuni, architetti, imprese edili o altri fornitori di utenze con l’invito ad esprimere un parere in relazione a progetti pianificati o ad altri aspetti. In tale ambito, il gestore di rete nella sua qualità di rappresentante di interessi pubblici verifica una serie di elaborati progettuali, facendoli circolare tra le proprie unità organizzative, per valutarne l'impatto sulle reti di distribuzione esistenti e/o pianificate (per es. aree di nuova urbanizzazione, estendimenti della rete stradale o posa di tubature). Tutti i servizi di distribuzione e fornitura ed i gestori delle fognature e dei trasporti pubblici, nella loro qualità di rappresentanti di interessi pubblici, possono e devono esprimere un parere.

Con Lovion FLOAT le richieste presentate al gestore di rete tramite un’unità organizzativa centrale vengono distribuite alle rispettive aree per ottenerne il parere. Successivamente potrà essere compilato un parere complessivo che potrà essere inviato da Lovion FLOAT. Il coordinamento del processo è centralizzato in modo tale da poter monitorare anche l’evasione delle richieste nei termini previsti da parte delle aree. Con ciò si ottiene una riduzione delle richieste di chiarimenti, si evita di dover fare il lavoro due volte e si accelerano i processi.

Procedura con circolazione della pratica

Il processo della circolazione della pratica si articola in diverse fasi di evasione nelle quali sono coinvolte persone diverse. La procedura inizia con la ricezione, da parte della squadra interessi pubblici, di una richiesta esterna od interna. Questa squadra è l'unità organizzativa centrale per la gestione delle operazioni successive. In questa fase il coordinatore crea per ciascuna richiesta una pratica e ne avvia la circolazione interna.

Successivamente, nella fase di conferma, la richiesta deve essere evasa dai responsabili delle diverse unità organizzative settoriali, che dovranno esprimere un parere tecnico, o dare semplicemente il benestare. Durante la circolazione della pratica, il coordinatore assicura il rispetto dei termini temporali previsti.

Il coordinatore, ricevute le conferme da parte di tutti i tecnici settoriali, le riunisce in un parere complessivo che sarà inviato al richiedente.

Pratica

Dopo il ricevimento tramite posta di una richiesta relativa ad un progetto la squadra degli interessi pubblici la prende in carico, coordinando nella sua qualità di servizio centrale la gestione della pratica e registrando la richiesta in formato elettronico.

Gli eventuali elaborati progettuali relativi che siano già disponibili in formato elettronico (solitamente DXF) saranno presi in carico e successivamente elaborati (per es. con AutoCAD). Gli eventuali elaborati disponibili soltanto su supporto cartaceo saranno scansionati e allegati alla richiesta.

La zona interessata dall’intervento previsto viene visualizzata in una rappresentazione cartografica dove sarà delimitata da un poligono che il coordinatore dovrà identificare apponendo un codice. Il colore del poligono identifica l’attuale stato di avanzamento della richiesta.

I documenti ricevuti saranno allegati alla pratica in modo tale da poter essere visionati da tutti gli operatori autorizzati. I documenti sono archiviati su apposito drive centrale all’interno di una struttura di cartelle chiaramente definita in funzione della tipologia del progetto oggetto della richiesta.

Circolazione della pratica

Successivamente il coordinatore avvia la circolazione della pratica informando via e-mail tutte le organizzazioni settoriali chiedendo loro di esprimere il proprio parere. Per ciascuna organizzazione settoriale sono definite le persone responsabili che dovranno essere avvisate.

Durante la circolazione della pratica presso le organizzazioni settoriali il coordinatore dovrà controllare il rispetto delle scadenze di conferma.

Conferma

Dopo aver ricevuto la pratica dal servizio di coordinamento il tecnico della rispettiva unità organizzativa potrà richiamare la pratica tramite un link incluso nel messaggio e-mail. Poi sovrappone la cartografia della propria area a quella fornita dal richiedente per poter dare una prima valutazione. Quindi il tecnico, usando strumenti predefiniti, inserisce punti obbligati, avvertenze o altre misure necessarie, direttamente su un layer a sua disposizione. I disegni sviluppati saranno salvati ed archiviati nel registro log della pratica.

Successivamente il tecnico settoriale formulerà il proprio parere documentandolo per iscritto all’interno della pratica. Il parere formerà un documento allegato alla pratica tramite una funzione di invio di lettere massive.

La fase di evasione della richiesta si conclude con l’aggiornamento dello stato di avanzamento da parte del tecnico settoriale. Lo stato da gestire può variare di volta in volta in funzione del grado di coinvolgimento dell’area. Il parere sarà inviato al servizio di coordinamento tramite e-mail.

Parere

Al recapito delle conferme di tutte le unità organizzative coinvolte i rispettivi pareri vengono sintetizzati per formare un parere complessivo. L’elaborato progettuale sviluppato in cooperazione tra tutte le aree coinvolte sarà stampato ed allegato al parere.

Il parere scritto viene archiviato nella pratica insieme all’elaborato allegato e le organizzazioni settoriali coinvolte saranno avvisate. La fase di evasione della richiesta si conclude con l’aggiornamento dello stato di avanzamento dopodiché la pratica è conclusa (per il momento).

Dopo l’invio del parere al richiedente l’eventuale lettera di risposta di quest’ultimo sarà inoltrata ancora al servizio di coordinamento. Tale lettera può comportare la necessità di rielaborare la pratica nell’ambito di un’ulteriore procedura di circolazione aggiuntiva a quella già conclusa. Il coordinatore dovrà provvedere all’adeguamento della pratica ed alla sua successiva gestione.

Caratteristiche importanti

• Trasparenza dell’intero processo all’interno dell’azienda
• Rappresentazione chiara e semplificazione della procedura
• Monitoraggio delle tempistiche
• Riduzione al minimo dei tempi e dei costi necessari
• Possibilità di archiviazione e documentazione dell’intera pratica per eventuali controversie successive