Gestione documentale correlata ai processi

Gestione tramite database digitalizzazione dei documenti

Molte aziende utilizzano Lovion BIS come sistema centrale per gestire i beni della società e dirigere i processi tecnici. Lovion DOCUMENTS è una soluzione integrata ed orientata ai processi per la memorizzazione e la gestione di documenti digitali, che permette di allegare rapidamente ed efficientemente documenti a qualsiasi oggetto presente nel sistema, per cui è possibile non solo allegare planimetrie a processi di costruzione, ma anche, ad esempio, fotografie o manualistica ad un contatore. I documenti possono essere resi disponibili a tutti i dipendenti e sono facilmente recuperabili.

Accesso diretto ai documenti attraverso la cartografia

I documenti in Lovion sono georeferenziati e sono accessibili attraverso la cartografia ed ereditano automaticamente le coordinate degli oggetti a cui si riferiscono. Ad esempio, un documento che fa riferimento ad un asset aziendale, condivide la stessa posizione geografica e può essere incluso in query spaziali.

Opzioni di ricerca rapida per i metadati

In Lovion i dati descrittivi riguardanti documenti sono gestiti in un database. Il reperimento e la selezione dei documenti sono facilitate dalle possibilità di filtrarli in base alla parola chiave liberamente configurabile ed ai metadati generati dal sistema, quali nome, dimensione o data di creazione. Se diversi oggetti fanno riferimento a un unico documento, il sistema previene le ridondanze registrandone una sola copia: tutte le modifiche in un documento verranno di conseguenza automaticamente aggiornate per tutti gli oggetti interessati.

Facile gestione con Drag & Drop

La funzione Drag & Drop nell'interfaccia utente consente di allegare rapidamente e facilmente documenti. Se gli oggetti allegati tramite Drag & Drop sono e-mail di Microsoft Outlook, i metadati riguardanti l'autore e l'oggetto vengono automaticamente acquisiti e possono essere utilizzati in futuro per funzioni di ricerca e come filtro.

Caratteristiche importanti

Accesso georeferenziato ai documenti
Documenti associati ad oggetti orientati al processo (ad es. attività e progetti)
Documenti associati ad asset
Gestione dei metadati
Funzioni di filtro per trovare facilmente i documenti
Funzione Drag & Drop per e-mail di Microsoft Outlook
Più oggetti possono essere collegati ad un singolo documento