Gestión de documentos
Gestión de base de datos de documentos electrónicos
Para muchas empresas el BIS de Lovion es el sistema central para la gestión de los recursos operativos y el control de los procesos técnicos. Con Lovion DOCUMENTS, el sistema ofrece una solución integrada en el control de procesos para el almacenamiento y la gestión de documentos electrónicos de modo que los documentos generados durante un proceso puedan enlazarse con los objetos de proceso de forma rápida y eficiente. Por lo tanto, están disponibles para su acceso en cualquier momento en este contexto. Además de la referencia al proceso, la referencia al equipo también se puede crear de forma muy elegante, por ejemplo, para asignar descripciones técnicas o fotos. Los documentos están disponibles para todos los empleados de la empresa y se pueden encontrar rápidamente si es necesario.
Acceso directo a los documentos a través de mapas
Los documentos en Lovion DOCUMENTS se gestionan georeferenciados, de forma que también es posible el acceso directo a través de la vista del mapa. Normalmente, los documentos reciben la referencia geográfica de forma completamente automática del objeto de referencia al que están enlazados. Un documento que se adjunta a un dispositivo, por ejemplo, recibe automáticamente la posición de este dispositivo y también puede mostrarse directamente en el mapa o evaluarse espacialmente.
Búsqueda rápida mediante datos descriptivos (metadatos)
En Lovion DOCUMENTS los datos descriptivos de los documentos se gestionan en una base de datos. Además de las palabras clave libremente configurables, el sistema gestiona automáticamente otros metadatos como el nombre, el tamaño o la fecha de almacenamiento. Evaluando esta información, los documentos pueden ser recuperados rápida y fácilmente más tarde. El hecho de compartir un documento entre varios objetos evita que se produzcan redundancias. Por lo tanto, las modificaciones de un documento enlazado a varios objetos están disponibles inmediatamente para todos los objetos afectados.
Fácil manejo mediante arrastrar y soltar, p. ej. desde el correo electrónico
Los documentos se pueden añadir rápida y fácilmente mediante Drag&Drop en la interfaz de usuario proporcionada para este propósito. Si los mensajes de correo electrónico de Microsoft Outlook se añaden utilizando la función de arrastrar y soltar, los datos como el asunto o el remitente también se asignan automáticamente y están disponibles para funciones de búsqueda y filtrado posteriores.
Características importantes
- Acceso espacial a los documentos
- Almacenamiento de documentos con referencia a objetos de proceso (por ejemplo, tareas, proyectos,...)
- Almacenamiento de documentos con referencia a recursos
- Gestión de metadatos de documentos
- Fácil localización de documentos a través de funciones de filtrado
- Añadir fácilmente mensajes de correo electrónico desde Outlook mediante la función de Drag&Drop
- Compartir un documento con varios objetos
Imágenes
