Lovion FLOAT Workflow zum Umlaufverfahren

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Stellungnahmen zu geplanten Baumaßnahmen

Die Netzbetreiber bekommen von Städten, Gemeinden, Architekten, Bauträgern oder anderen Versorgern Anfragen zur Stellungnahme zu geplanten Baumaßnahmen oder anderen Vorgängen. Der Netzbetreiber als Träger öffentlicher Belange (TöB) prüft und bearbeitet im Zuge des Umlaufverfahrens, innerhalb der einzelnen Organisationseinheiten, eine Vielzahl von Plänen hinsichtlich der Auswirkung auf die vorhandenen und geplanten Leitungsbestände (z.B. Bebauungs-, Erschließungs- und Straßenausbaupläne oder Leitungsbau). Alle Versorgungssparten, wie auch Abwasser und der ÖPNV, sind als TöB verpflichtet zu dieser Maßnahme eine Stellungnahme abzugeben.

Mit Lovion FLOAT werden die Anfragen beim Netzbetreiber über eine zentrale Organisationseinheit in die jeweiligen Sparten gesteuert und können dann als Gesamtstellungnahme aus Lovion FLOAT verschickt werden. Die Koordinierung erfolgt mit Lovion FLOAT an einer zentralen Stelle, an der auch die termingerechte Bearbeitung der Anfragen durch die Sparten überwacht werden kann. Dadurch wird eine Reduzierung von Nachfragen und Doppelarbeiten sowie eine Beschleunigung der Prozessab- und -durchläufe erreicht.

Träger öffentlicher Belange (TÖB)

Umlaufverfahren

Im Prozess des Umlaufverfahrens werden verschiedene Phasen der Bearbeitung durchlaufen, welche von unterschiedlich handelnden Personen geprägt sind. Das Umlaufverfahren wird angestoßen durch den Eingang einer externen oder internen Anfrage zu einem Vorgang im Team TöB, welche als zentrale Organisationseinheit die Vorgänge nachfolgend verwaltet. In der Phase Vorgang legt der jeweilige Koordinator zu jeder Anfrage einen Vorgang an und startet anschließend den internen Umlauf.

Die Anfrage ist nachfolgend in der Phase Rückmeldung von allen Spartenverantwortlichen der verschiedenen Fach-Organisationseinheiten als Fachplaner zu bearbeiten und mindestens mit einer entsprechenden Rückmeldung zu versehen. Während sich die Vorgänge im Umlauf befinden wird die termingerechte Bearbeitung durch den Koordinator sichergestellt.


Umlaufverfahren

Sind von allen Fachplanern die Rückmeldungen erfolgt, werden diese vom Koordinator zu einer gemeinsamen Stellungnahme zusammengefasst und an den Anfragenden versendet.

Vorgang

Nachdem eine Anfrage zu einer geplanten Maßnahme postalisch eingegangen ist, wird diese zunächst an das Team TöB weitergeleitet, welche als zentrale Stelle die Vorgangsverwaltung koordiniert. Dort wird die Anfrage vom Koordinator elektronisch erfasst.

Falls die dazugehörigen Pläne schon in elektronischer Form vorliegen (i.d.R. im DXF-Format), werden diese von einem weiteren Mitarbeiter, der den Initiator bei der Erfassung unterstützt, entsprechend aufbereitet (z.B. Bereinigung mit AutoCAD). Liegen die Pläne nur in Papierform vor, werden diese gescannt und in einem Bild-Format zur Verfügung gestellt.

Der zur Anfrage gehörende Plan wird danach in den erfassten Vorgang eingelesen. Der von der geplanten Maßnahme betroffene Bereich wird im Vorgang auf einer Karte angezeigt und dort mit einem Polygon markiert, welches vom Koordinator mit einer Kennung zu beschriften ist. Die Farbe des Polygons markiert den aktuellen Status der Bearbeitung.

Die eingegangenen Dokumente werden dem Vorgang angehängt und können somit von jedem zugangsberechtigten Mitarbeiter eingesehen werden. Die Ablage der Dokumente erfolgt auf einem dafür vorgesehenen zentralen Laufwerk innerhalb einer fest definierten Ordnerstruktur, die von der auslösenden Art der Baumaßnahme abhängig ist.

Umlaufverfahren

Danach wird das Umlaufverfahren vom Koordinator eingeleitet. Dazu werden alle Spartenorganisationen per E-Mail über den Vorgang informiert und gebeten, eine Stellungnahme abzugeben. Für jede Spartenorganisationen sind die zu benachrichtigenden Verantwortlichen vordefiniert.

Während sich der Vorgang bei den Spartenorganisationen im Umlauf befindet, ist der Koordinator für die Überwachung der fristgemäßen Rückmeldung zuständig.

Rückmeldung

Nach dem Erhalt des Vorgangs von der koordinierenden Stelle kann der Fachplaner der jeweiligen Organisationseinheit über einen in der E-Mail beigefügten Link den Vorgang aufrufen. Danach blendet er seine Sparte zu dem Plan des Anfragenden hinzu und kann eine erste Einschätzung der Beteiligung vornehmen. Der Fachplaner zeichnet dann Zwangspunkte, Hinweise oder erforderliche Maßnahmen mit vordefinierten Werkzeugen im jeweiligen Vorgang direkt auf einer ihm zur Verfügung stehenden freien Zeichenebene für seine Sparte. Die ausgearbeiteten Zeichnungen werden gespeichert und im Logbuch des Vorgangs abgelegt.

Anschließend formuliert der Fachplaner seine Stellungnahme und erfasst diese schriftlich im Vorgang. Die Stellungnahme wird als Dokument, unterstützt durch eine Serienbrief-Funktion, dem Vorgang angehängt.

Die Bearbeitungsphase schließt mit der Statuspflege durch den Fachplaner ab. Der zu pflegende Status kann variieren und hängt von der Beteiligung der Sparte ab. Die Versendung der Stellungnahme zurück an die koordinierende Stelle erfolgt wiederum per E-Mail.

Stellungnahme

Haben alle angeschriebenen Organisationseinheiten ihre Rückmeldung abgegeben, werden diese in einer gemeinsamen Stellungnahme zusammengefasst. Das gemeinsame Planwerk wird ausgedruckt und der Stellungnahme als Anhang beigefügt.

Die schriftliche Stellungnahme wird zusammen mit dem angehängten Plan im Vorgang abgelegt. Die beteiligten Spartenorganisationen werden über die Abgabe der Stellungnahme benachrichtigt. Die Bearbeitungsphase schließt mit der entsprechenden Pflege des Status ab. Damit ist der Vorgang (zunächst) abgeschlossen.

Nachdem die Stellungnahme an den Anfragenden versendet hat, kann dieser mit einem erneuten Schreiben reagieren, welches wieder bei der zentralen Stelle eingeht. Die Reaktion des Anfragenden kann eine weitere Bearbeitung nach sich ziehen, sodass ein erneutes Umlaufverfahren zum gleichen bereits angefragten und durchgeführten Umlauf erforderlich wird. Der betroffene Vorgang wird durch den Koordinator entsprechend angepasst und es erfolgt die weitere Bearbeitung.

Wichtige Merkmale

  • Transparenz des gesamten Prozesses im Unternehmen
  • Übersichtliche Darstellung und Vereinfachung des Umlaufverfahrens
  • Gewährleistung einer termingerechten Bearbeitung
  • Minimierung von Zeit und Kosten
  • Möglichkeit der rechtssicheren Ablage des gesamten Vorgangs

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